Nadchodzą nowe przepisy dotyczące rozliczania niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Zmiany obejmują nie tylko sposób wypłaty świadczeń pieniężnych, ale także szereg uproszczeń w zakresie dokumentacji kadrowej. Sprawdź, co dokładnie się zmieniło, kogo dotyczą nowe zasady i kiedy wejdą w życie.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2026 roku
Od stycznia 2026 roku obowiązują nowe zasady wypłaty świadczeń pieniężnych za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
To efekt podpisanej przez Prezydenta RP ustawy z dnia 4 grudnia 2025 r., która zmienia dotychczasowe regulacje zawarte w Kodeksie pracy oraz ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Celem nowelizacji jest uproszczenie procedur kadrowo-płacowych oraz zwiększenie przejrzystości dla pracowników i pracodawców.
Prawo do urlopu
Zgodnie z aktualnym prawem pracy, każdemu pracownikowi przysługuje coroczny, nieprzerwany i płatny urlop wypoczynkowy. Jego długość zależy od łącznego stażu pracy i wynosi:
-
20 dni – gdy staż wynosi mniej niż 10 lat,
-
26 dni – po osiągnięciu co najmniej 10 lat pracy.
Ważne: do stażu pracy wliczają się również lata edukacji, ale uwzględnia się wyłącznie najwyższy ukończony poziom wykształcenia, bez sumowania.
Kiedy urlop trzeba wykorzystać, a kiedy można go przenieść?
Choć niewykorzystany urlop nie przepada, powinien być wykorzystany najpóźniej do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. Jeśli pracownik tego nie zrobi, jego prawa nie wygasają – nadal może domagać się urlopu.
Jednak to pracodawca ponosi odpowiedzialność za niewywiązanie się z obowiązku udzielenia urlopu. Może to skutkować grzywną od 1 000 zł do 30 000 zł (na podstawie art. 282 Kodeksu pracy). Co więcej, prawo do zaległego urlopu przedawnia się dopiero po 3 latach, licząc od dnia, w którym roszczenie stało się możliwe do zrealizowania (art. 291 KP).
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop
Ekwiwalent pieniężny to forma rekompensaty dla pracownika, który nie zdążył wykorzystać przysługującego mu urlopu przed rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.
Tylko w takiej sytuacji przysługuje wypłata świadczenia – nie można zrezygnować z urlopu w zamian za pieniądze w czasie trwania zatrudnienia.
Wysokość ekwiwalentu odpowiada wynagrodzeniu, jakie pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Zmienna część wynagrodzenia jest wyliczana na podstawie średniej z ostatnich trzech miesięcy zatrudnienia.
Nowy termin wypłaty ekwiwalentu
Najważniejszą zmianą wprowadzoną ustawą z grudnia 2025 roku jest nowy termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego. Od teraz świadczenie to będzie wypłacane:
-
w dniu wypłaty wynagrodzenia za pracę, jeśli przypada po rozwiązaniu umowy,
-
w ciągu 10 dni od ustania stosunku pracy, jeżeli dzień wypłaty przypadał wcześniej.
Jeśli wypłata miałaby nastąpić w dzień ustawowo wolny od pracy, ekwiwalent musi być przekazany najpóźniej w dniu roboczym poprzedzającym ten termin.
Celem tych zmian jest odciążenie działów HR i księgowości, szczególnie w dużych firmach z wysoką rotacją kadrową, oraz zredukowanie liczby pomyłek w rozliczeniach.
Kiedy nowe przepisy wchodzą w życie?
Ustawa została podpisana przez Prezydenta RP 7 stycznia 2026 roku, a nowe regulacje wejdą w życie po 14 dniach od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.
Co warto zapamiętać?
-
Ekwiwalent pieniężny przysługuje tylko po zakończeniu zatrudnienia.
-
Nowe przepisy upraszczają termin jego wypłaty.
-
Zmiany wprowadzają więcej narzędzi cyfrowych w prawie pracy.
-
Zwiększono udział pracowników w procesach decyzyjnych dotyczących funduszy socjalnych.
źródło:
-
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. (Dz.U. 2025 poz. 277) - Kodeks Pracy
-
Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – (Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).