Planowanie wesela to ogromne przedsięwzięcie. Jedną z najważniejszych kwestii jest wynajem sali weselnej. Znalezienie odpowiedniego miejsca jest czasochłonne i niełatwe, jest to także największy wydatek. Na co poza pięknym wnętrzem, pyszną kuchnią i miłą obsługą zwrócić uwagę przy szukaniu wymarzonego lokalu?
Pierwszym, podstawowym punktem jest określenie konkretnego terminu przyjęcia, rezerwacja sali i wpłata zaliczki za potwierdzeniem. Szczegóły całej imprezy określa natomiast umowa, którą najlepiej jest podpisać w momencie rezerwacji sali. Firmy organizujące wesele posiadają wiele wzorów umów. W naszej gestii jest dostosowanie umowy do swoich potrzeb.
Na co zwrócić uwagę
- W obowiązkach organizatora powinno znaleźć się, zapewnienie wybranego menu o ustalonych godzinach – zwróćmy uwagę czy w umowie jest informacja o przygotowaniu menu czy przygotowaniu i podaniu dań, bez uiszczenia dodatkowej opłaty za obsługę.
- Dekoracja sali – jeśli takiego zapisu w umowie nie będzie, możemy być pewni, że zastaniemy salę nieprzystrojoną, sprawdźmy do czyich obowiązków należy przystrojenie obiektu,
- Dekoracja Sali 2 – jeśli dekorowanie sali leży po naszej stronie, ważne jest byśmy sprawdzili kiedy możemy wejść na obiekt i od której godziny możemy zacząć go przystrajać,
- Pralnia – w cenie zawsze mamy obrusy na stołach, jednak często musimy zapłacić za ich upranie,
- Szatnia – ważne, by w działała w dzień naszego wesela i była bezpłatna, kiepsko, jeśli goście będą musieli sami szukać swoich rzeczy, wśród stosu innych,
- Bezpłatne korzystanie z toalety – oczywista oczywistość, jednak okazuje się, że nie zawsze
- Bezpłatna możliwość podłączenia instrumentów i urządzeń nagłaśniających – sprawdźmy czy za podłączenie sprzętu przez orkiestrę nie ponosimy dodatkowych opłat,
- Bezpłatny parking – czy w cenie wynajęcia sali mamy możliwość bezpłatnego pozostawienia samochodów na parkingu, czy nie ma określonej, konkretnej liczby aut, do której parking jest bezpłatny
- Godzina zakończenia imprezy- musi być jasno określone w umowie, do jakiej godziny musimy opuścić salę, aby nie doszło do wpadki i wypraszania tańczących jeszcze gości,
- Użytkowanie parkietu – niby śmieszne, ale nie do końca. Czasami małymi literkami w umowie znaleźć można informacje, że wynajmujemy salę, ale należy uiścić dodatkową opłatę za użytkowanie parkietu.
- Obcy goście- jeśli organizujemy wesele w hotelu, warto sprawdzić czy w umowie jest informacja o zamknięciu obiektu, jeśli nie może się okazać, że osoby ,które akurat nocują w hotelu, zejdą na obiad lub kolację i wkręcą się na naszą imprezę,
- Brak noclegów – kolejna sprawa dotycząca sali przy hotelu, wcześniej ustalmy liczbę osób, które chcemy przenocować, aby uniknąć sytuacji, w której pokoje będą zarezerwowane przez osoby spoza naszej imprezy. Jeśli nie jesteśmy pewni liczby osób ustalmy minimalną liczbę pokoi, która ma być w razie potrzeby oddana do naszego użytku.
- Doba hotelowa – bardzo ważne przy weselu z noclegiem jest określenie, od której, do której godziny trwa doba hotelowa by uniknąć sytuacji, w której musimy zapłacić za dwie doby hotelowe, a nie jedną, tak byśmy mogli spokojnie przenocować zmęczonych całonocną imprezą gości, a nie wyganiać ich o świcie.
Niestety przykre sytuacje, chociaż nie powinny mieć miejsca, nie są rzadkością i nie dziwią profesjonalnych organizatorów przyjęć weselnych. Umowy, które podpisujemy są, bowiem sporządzane przez podwykonawców i mają chronić ich interes, a nie nasz. Możemy w nich znaleźć szereg paragrafów mówiących o tym, czego nam nie wolno, ale nie ma punktów określających co możemy, bądź czego możemy oczekiwać, od wynajmującego obiekt.
Wedding plannerzy zajmują się nie tylko ustawianiem kwiatów i tworzeniem ogólnej atmosfery wesela. Ich praca polega także na negocjowaniu i tworzeniu umów dotyczących sali i orkiestry, spraw do których często, my głowy nie mamy. Ten wyjątkowy dla nas dzień, powinien być wolny od nerwów, dlatego warto pomyśleć o wynajęciu osoby, która zajmie się za nas, chociażby kruczkami w umowach.
