Od 1 lipca 2026 r. wchodzą w życie zmiany, które upraszczają sposób przekazywania dokumentów niezbędnych do ustalenia prawa do zasiłków z ubezpieczeń społecznych. Zmiany określają, jak składać wnioski i jakie formy dokumentów są dopuszczalne, w zależności od tego, kto będzie płatnikiem świadczenia. 📝
Kto ustala i wypłaca zasiłek — kryterium liczby zgłoszonych osób
Podstawową zasadą jest rozróżnienie w zależności od liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego przez płatnika. Jeżeli płatnik składek zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób (z wyjątkiem osób uprawnionych do zasiłku za okres po ustaniu ubezpieczenia), to to właśnie płatnik składek ustala prawo do zasiłku i jego wysokość oraz wypłaca świadczenie. Jeśli natomiast płatnik zgłasza do ubezpieczenia chorobowego do 20 osób, prawo do zasiłku ustala i wypłaca ZUS. ⚖️
Formy składania wniosku o zasiłek — różnice dla płatnika i ZUS
Jeżeli zasiłek wypłaca płatnik składek, to wniosek składa do niego osoba ubezpieczona. Płatnik na tej podstawie ustala prawo do zasiłku i jego wysokość. Wniosek może być złożony w postaci:
- papierowej — zwykła forma pisemna z własnoręcznym podpisem;
- elektronicznej — na przykład za pośrednictwem wewnętrznych systemów płatnika, takich jak poczta elektroniczna czy system kadrowo‑płacowy;
- jako skan dokumentu lub inny załącznik elektroniczny.
Gdy zasiłek wypłaca ZUS, wniosek składa do ZUS osoba ubezpieczona w następujących formach:
- papierowej — jak dotychczas, w zwykłej formie pisemnej z własnoręcznym podpisem;
- dokumentu elektronicznego na PUE/eZUS albo na adres do doręczeń elektronicznych — wniosek musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo podpisem udostępnionym przez ZUS.
Co, gdy płatnik nie wypłaca zasiłku — obowiązek przekazania wniosku do ZUS
Jeżeli osoba ubezpieczona złoży wniosek o zasiłek opiekuńczy do swojego płatnika składek, który jednak nie wypłaca zasiłku, płatnik ma obowiązek przekazać wniosek do ZUS. Przekazanie może nastąpić:
- w postaci papierowej, albo
- jako załącznik (np. skan) do dokumentu elektronicznego wysłanego np. przez portal eZUS.
Nie ma konieczności wysyłania wersji papierowej do ZUS, jeżeli została wysłana wersja elektroniczna wniosku.
Moc prawna dokumentów elektronicznych przesyłanych przez płatnika
Ważne jest to, że wnioski oraz dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłku, które płatnik składek przekaże do ZUS w formie dokumentu elektronicznego (np. przez portal eZUS), będą uznawane za równoważne i skuteczne prawnie jak dokumenty złożone papierowo i podpisane własnoręcznie przez osobę ubezpieczoną. ✅
Załączniki do wniosku o zasiłek — dopuszczalne formy
Jeżeli oprócz wniosku wymagane są inne dokumenty, można je złożyć jako:
- dokumenty oryginalne lub kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem, albo
- elektroniczne kopie dokumentów (np. skany).
Termin na przekazanie dokumentów do ZUS — obowiązek płatnika
Jeżeli zasiłki wypłaca ZUS, to płatnik składek powinien przekazać niezbędne dokumenty do przyznania i wypłaty zasiłku najpóźniej w terminie 7 dni od ich otrzymania.
Podstawa prawna zmian
Zmiany wprowadzone są na podstawie przepisów ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa: Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 501, z późn. zm.) oraz Ustawa z dnia 13 lutego 2026 r. o zmianie tej ustawy (Dz.U. z 2026 r. poz. 441). 📜
Te regulacje mają na celu uproszczenie procedur składania dokumentów niezbędnych do ustalenia prawa do zasiłków oraz ujednolicenie skuteczności dokumentów elektronicznych przekazywanych przez płatników do ZUS. Artykuł oparty jest wyłącznie na informacji prasowej wydanej w związku z wejściem w życie zmian od 1 lipca 2026 r.
