Każdy pracownik ma prawo do corocznego urlopu wypoczynkowego, który zgodnie z przepisami powinien zostać wykorzystany w roku, w którym został nabyty. Jednak życie pisze różne scenariusze, przez co nie zawsze uda się skorzystać z pełnej puli urlopowej. W takich sytuacjach niewykorzystane dni stają się tzw. urlopem zaległym, który pracodawca ma obowiązek udzielić w późniejszym terminie.
Kiedy musisz wykorzystać zaległy urlop?
Prawo jasno precyzuje terminy dotyczące zaległego urlopu. Jeśli pracownik nie skorzystał z przysługującego mu urlopu w danym roku, ma obowiązek rozpocząć jego wykorzystywanie do 30 września roku kolejnego (art. 168 Kodeksu pracy). To oznacza, że jeśli w 2023 roku nie udało Ci się w pełni wykorzystać swojego urlopu, czas na to masz do końca września 2024 roku.
Co istotne, samo rozpoczęcie urlopu do ostatniego dnia września jest wystarczające, nawet jeśli będzie on kontynuowany w październiku. Pracodawca spełni swój obowiązek, jeśli urlop zacznie się we wskazanym terminie.
Urlop na żądanie – jak działa w kontekście zaległości?
Urlop na żądanie to wyjątkowa forma urlopu wypoczynkowego, która daje pracownikowi możliwość skorzystania z 4 dni urlopu w roku kalendarzowym w trybie natychmiastowym. Pracodawca ma obowiązek udzielenia tego urlopu, jednak jeśli pracownik nie wykorzysta go do końca roku, dni te nie przechodzą automatycznie na kolejny rok jako dni urlopu na żądanie. Zamiast tego, stają się one częścią ogólnego zaległego urlopu wypoczynkowego.
Przykład:
W 2023 roku pracownik, któremu przysługiwało 26 dni urlopu wypoczynkowego, wykorzystał 23 dni, w tym 1 dzień urlopu na żądanie. W 2024 roku pozostałe 3 dni zostały przeniesione jako zaległy urlop, co daje pracownikowi łącznie 29 dni urlopu wypoczynkowego w nowym roku, w tym 4 dni urlopu na żądanie. Niewykorzystany w 2023 roku 1 dzień urlopu na żądanie nie wpłynął na zwiększenie liczby dni urlopu na żądanie w 2024 roku.
Kiedy możesz wykorzystać zaległy urlop na żądanie?
Jeśli chodzi o urlop na żądanie, przepisy są bardziej elastyczne. W odróżnieniu od „zwykłego” urlopu, pracodawca nie musi wymagać jego wykorzystania do 30 września. Przepisy dają pracownikom więcej czasu na zaplanowanie takich dni, ponieważ zaległy urlop na żądanie można wykorzystać aż do 31 grudnia roku następnego.
Kluczowe terminy, które warto zapamiętać
Aby uniknąć nieporozumień zarówno wśród pracowników, jak i pracodawców, warto znać kilka istotnych zasad:
- Zaległy urlop wypoczynkowy musi być rozpoczęty do 30 września roku następującego po roku, w którym nabyto prawo do urlopu.
- Urlop na żądanie nie jest objęty tym terminem – można go wykorzystać aż do 31 grudnia.
- Niewykorzystane dni urlopu na żądanie nie „zwiększają” puli dni w kolejnym roku – wciąż masz prawo tylko do 4 dni na żądanie rocznie.
Znajomość tych reguł pomoże zarówno pracownikom, jak i pracodawcom w uniknięciu komplikacji związanych z planowaniem urlopów i pozwoli na lepsze zarządzanie czasem wolnym w zgodzie z przepisami.
