Zmiany w sposobie wystawiania faktur obejmują coraz więcej przedsiębiorców. Nowy system budzi sporo pytań – szczególnie wśród osób prowadzących drobną działalność, np. rękodzielników.
Kiedy KSeF staje się obowiązkowy?
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) odbywa się etapami, a kluczowe daty są już znane:
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla podatników VAT czynnych
- od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla podatników zwolnionych z VAT
- od 1 stycznia 2027 r. – najmniejsze firmy (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie)
To oznacza, że z czasem system obejmie praktycznie wszystkich przedsiębiorców w Polsce.
Kto musi korzystać z KSeF?
KSeF to platforma umożliwiająca wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur elektronicznych. Obowiązek korzystania dotyczy:
- firm wystawiających faktury VAT
- zarówno podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych
Nie obejmuje natomiast osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej.
Rękodzieło a KSeF – kiedy obowiązek dotyczy?
W przypadku osób wykonujących rękodzieło kluczowe znaczenie ma forma sprzedaży.
Jeśli:
- prowadzisz działalność gospodarczą
- i wystawiasz faktury (np. dla innych firm)
👉 będziesz objęty obowiązkiem korzystania z KSeF.
Inaczej wygląda sytuacja przy sprzedaży dla klientów indywidualnych. W relacji B2C:
- nie ma obowiązku korzystania z KSeF
- faktury mogą być wystawiane poza systemem
To ważne rozróżnienie, które dla wielu drobnych twórców ma kluczowe znaczenie.
Błędy w KSeF mogą mieć konsekwencje
Choć w 2026 roku przedsiębiorcy nie będą karani administracyjnie za błędy w KSeF, nie oznacza to pełnej swobody.
Problemy mogą pojawić się w innych obszarach, np.:
- rozliczeniach podatkowych
- zgodności z plikami JPK
- dokumentacji księgowej
Co istotne, system:
- sprawdza tylko strukturę techniczną faktury
- nie weryfikuje poprawności danych
Odpowiedzialność za błędy spoczywa więc w całości na przedsiębiorcy.
Faktury w KSeF – ważna zmiana
Nowy system wprowadza istotne ograniczenie:
👉 po wysłaniu faktury nie można jej usunąć ani zmienić
W przypadku pomyłki konieczne jest:
- wystawienie faktury korygującej
To oznacza większą potrzebę dokładności już na etapie tworzenia dokumentu.
Najczęstsze problemy przedsiębiorców
Pierwsze doświadczenia firm pokazują, że trudności pojawiają się m.in. przy:
- konfiguracji dostępu i uprawnień
- integracji z systemami księgowymi
- zarządzaniu certyfikatami i tokenami
- podziale obowiązków z biurem rachunkowym
W praktyce oznacza to, że samo wdrożenie systemu to dopiero początek.
Uwaga na oszustwa
Wraz z wprowadzeniem KSeF pojawiły się również próby wyłudzeń.
Przedsiębiorcy otrzymują:
- fałszywe e-maile podszywające się pod urzędy
- prośby o dane lub informacje o przygotowaniu do systemu
Warto zachować ostrożność i weryfikować źródło takich wiadomości.
Limit 10 tys. zł – kto musi uważać?
Najmniejsze firmy mogą skorzystać z odroczenia obowiązku do 2027 roku, ale tylko jeśli:
👉 ich miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł
Przekroczenie tego limitu oznacza wcześniejsze wejście w system.
Podsumowanie
Dla osób wykonujących rękodzieło obowiązek korzystania z KSeF zależy głównie od tego, czy wystawiają faktury i komu sprzedają swoje produkty.
Nowy system upraszcza obieg dokumentów, ale jednocześnie zwiększa odpowiedzialność przedsiębiorców. Nawet drobne błędy mogą mieć realne konsekwencje – dlatego warto dobrze przygotować się do nadchodzących zmian.
