Zmiany w przepisach podatkowych zbliżają się wielkimi krokami, a przedsiębiorcy w całym kraju otrzymują już wiadomości z urzędów skarbowych. W centrum uwagi znajduje się Krajowy System e-Faktur (KSeF) – nowe narzędzie, które od lutego 2026 roku stanie się obowiązkowe dla większości firm. Choć system ten ma przynieść korzyści i uproszczenia, wielu przedsiębiorców wciąż nie jest przygotowanych na nadchodzące zmiany.
Poniżej przedstawiamy wszystko, co trzeba wiedzieć o nowym obowiązku.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? Terminy wdrożenia
Nowe przepisy nie wejdą w życie dla wszystkich jednocześnie – przewidziano etapowe wdrożenie obowiązku:
-
1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF obejmie największe firmy, których roczna sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł.
-
1 kwietnia 2026 r. – do systemu będą musieli przejść wszyscy pozostali przedsiębiorcy.
-
1 stycznia 2027 r. – do końca 2026 roku z tradycyjnych faktur będą mogli korzystać wyłącznie najmniejsi podatnicy, u których sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie.
Niezależnie od tego, kiedy dana firma zostanie objęta obowiązkiem wystawiania e-faktur, już od lutego 2026 roku każdy przedsiębiorca będzie musiał mieć możliwość odbierania faktur przez KSeF.
Fiskus przypomina: przygotowania trzeba zacząć już teraz
Choć do pierwszego terminu pozostało jeszcze trochę czasu, urzędy skarbowe podkreślają, że przygotowania do wdrożenia systemu nie powinny być odkładane. Konieczne może być nie tylko zaktualizowanie oprogramowania, ale także przeorganizowanie sposobu wystawiania, obiegu i archiwizacji dokumentów księgowych.
W szczególności przedsiębiorcy powinni:
-
ustalić, od kiedy obowiązek dotyczy ich firmy,
-
zapoznać się z zasadami działania KSeF i jego strukturą techniczną,
-
przetestować narzędzia i zintegrować system z obecnym oprogramowaniem księgowym,
-
wybrać odpowiednią metodę logowania (np. kwalifikowana pieczęć elektroniczna, profil zaufany, podpis osobisty),
-
w razie potrzeby – złożyć formularz ZAW-FA, aby upoważnić odpowiednie osoby do korzystania z systemu.
Jakie korzyści przyniesie KSeF?
Ministerstwo Finansów przekonuje, że nowy system przyniesie wiele udogodnień dla przedsiębiorców i księgowych. Wśród najważniejszych zalet wskazuje się:
-
brak konieczności przechowywania faktur w wersji papierowej – wszystkie dokumenty będą bezpiecznie przechowywane w systemie,
-
10-letni dostęp do faktur – nawet w przypadku zmiany oprogramowania czy awarii lokalnych systemów,
-
szybszy zwrot VAT – zamiast dotychczasowych 60 dni, wnioski o zwrot będą rozpatrywane w 40 dni,
-
ułatwiona wymiana faktur między kontrahentami – wszystko odbywa się w ramach jednego systemu, co redukuje błędy,
-
większa przejrzystość i kontrola nad fakturowaniem.
Jakie są wyjątki? Nie każda transakcja musi przejść przez KSeF
Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z grudnia 2025 roku określa wyjątki od obowiązku korzystania z KSeF. W 2026 roku e-faktura nie będzie wymagana m.in. w przypadku:
-
usług przewozu pasażerów (np. koleją, autobusami, samolotami), jeśli dokumentem jest bilet spełniający warunki faktury,
-
przejazdów płatnymi autostradami, gdzie opłaty są dokumentowane uproszczonymi fakturami,
-
opłat za kontrolę i nadzór ruchu lotniczego (EUROCONTROL),
-
niektórych usług zwolnionych z VAT,
-
sytuacji, w których faktury wystawia nabywca, ale żadna ze stron nie ma numeru NIP.
Dodatkowo, w określonych przypadkach będzie można dobrowolnie wystawić e-fakturę, mimo braku obowiązku.
Jakie narzędzia umożliwiają korzystanie z KSeF?
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia, z których mogą korzystać firmy każdej wielkości:
-
Aplikacja Podatnika KSeF 2.0
-
Aplikacja mobilna KSeF
-
e-mikrofirma
Możliwe jest również korzystanie z komercyjnych programów księgowych zintegrowanych z systemem. Wybór odpowiedniego rozwiązania powinien uwzględniać skalę działalności oraz specyfikę prowadzonej firmy.
Nowa struktura e-faktur od 2026 roku
Od 1 lutego 2026 r. obowiązkową strukturą e-faktury będzie FA(3). Dotyczy to także:
-
faktur korygujących wystawianych po tej dacie – nawet jeśli faktura pierwotna była w starszym formacie,
-
faktur rozliczeniowych, gdy wcześniejsza faktura zaliczkowa powstała jeszcze w strukturze FA(1) lub FA(2).
Dobre przygotowanie kluczem do uniknięcia chaosu
Eksperci podkreślają, że wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale przede wszystkim zmiana organizacyjna. Firmy powinny zadbać o:
-
odpowiednie przeszkolenie pracowników,
-
uzgodnienie zasad wymiany faktur z kontrahentami,
-
sprawne zarządzanie dostępem i rolami w systemie.
Im wcześniej przedsiębiorstwo przygotuje się do nowych realiów, tym łatwiej uniknie błędów, opóźnień i ryzyka kar.
Czy Twoja firma jest gotowa?
Czasu coraz mniej. Urzędy skarbowe nie bez powodu wysyłają przypomnienia – obowiązek wystawiania e-faktur dotyczy prawie każdego przedsiębiorcy. Im wcześniej rozpoczniesz przygotowania, tym większa szansa, że przejście na KSeF przebiegnie bez zakłóceń.