Już od 1 stycznia 2027 roku osoby prowadzące działalność nierejestrowaną będą musiały korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Choć dziś wielu Polaków dorabia „na boku” bez rejestracji działalności gospodarczej i bez konieczności wystawiania faktur elektronicznych, niedługo ten komfortowy model zarobkowania przestanie istnieć. Zmiany wynikają z nowych przepisów podatkowych, które mają na celu pełną cyfryzację rozliczeń z fiskusem — i nie będą omijać nawet najmniejszych sprzedawców.
Co to jest KSeF i kogo dotyczy?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma do wystawiania i odbierania tzw. faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur w formacie XML, zgodnych z ustalonym wzorem Ministerstwa Finansów. Od kilku lat trwają prace nad jego wdrożeniem, a obowiązek jego stosowania ma objąć praktycznie wszystkie firmy.
Co istotne — zmiany dotkną również osoby, które nie prowadzą zarejestrowanej działalności gospodarczej, ale regularnie zarabiają na sprzedaży produktów lub usług, np. w internecie czy lokalnie. Do tej pory osoby te mogły wystawiać rachunki lub faktury uproszczone — teraz będzie to musiało odbywać się przez KSeF.
Kiedy dokładnie KSeF stanie się obowiązkowy?
Zgodnie z aktualnym harmonogramem:
-
duże firmy mają czas do 1 lutego 2026 r.,
-
małe i średnie przedsiębiorstwa oraz mikroprzedsiębiorcy — do 1 kwietnia 2026 r.,
-
najmniejsze podmioty cyfrowo wykluczone (np. osoby prowadzące działalność nierejestrowaną) — do 1 stycznia 2027 r..
Ten ostatni termin to data graniczna dla osób, które dorabiają okazjonalnie i nie są formalnie zarejestrowani jako przedsiębiorcy, ale ich działalność spełnia warunki działalności nierejestrowanej.
Działalność nierejestrowana — co się zmienia?
Działalność nierejestrowana to forma zarobkowania, która nie wymaga zakładania firmy, o ile:
-
miesięczny przychód nie przekracza 75% minimalnego wynagrodzenia (czyli w 2026 r. — 3604,50 zł brutto),
-
działalność nie wymaga koncesji ani wpisu do rejestru działalności regulowanej,
-
osoba nie prowadziła działalności gospodarczej w ostatnich 60 miesiącach.
Do tej pory osoby te mogły działać w bardzo uproszczonym modelu. Jednak od 2027 r. to się skończy — każda sprzedaż będzie musiała być udokumentowana fakturą przez KSeF, nawet jeśli dotyczy tylko kilku transakcji w miesiącu.
Uwaga na limity: pułapka 450 zł
W przypadku wystawiania faktur na kwoty do 450 zł brutto możliwe jest skorzystanie z uproszczonej formy. Ale jeśli sprzedawane przez nas produkty lub usługi przekroczą tę kwotę, nawet pojedynczo — wówczas tracimy prawo do wydłużonego terminu wdrożenia KSeF. To oznacza, że obowiązek wystawiania faktur przez system może pojawić się znacznie wcześniej niż 2027 rok.
W praktyce: nawet jeśli ktoś nie przekracza miesięcznego limitu przychodu dla działalności nierejestrowanej, ale sprzeda np. rękodzieło za 600 zł, może zostać potraktowany przez fiskusa jak pełnoprawny przedsiębiorca pod kątem obowiązku korzystania z KSeF.
Brak NIP? Bez niego KSeF nie ruszy
Kolejnym istotnym problemem jest numer NIP, który jest niezbędny do korzystania z KSeF. Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną zazwyczaj go nie mają — bo do tej pory nie był wymagany. Aby móc wystawiać faktury przez nowy system, będą musiały wystąpić o nadanie NIP-u, co wymaga złożenia odpowiednich dokumentów w urzędzie skarbowym.
Dla wielu to dodatkowa biurokracja i komplikacja — szczególnie, jeśli działalność miała być tylko doraźnym źródłem dochodu.
Co grozi za nieprzestrzeganie przepisów?
Ministerstwo Finansów zapowiada, że do końca 2026 roku fiskus będzie stawiał przede wszystkim na edukację i wsparcie, ale od 1 stycznia 2027 r. za brak stosowania KSeF zaczną obowiązywać sankcje. Mogą to być:
-
grzywny finansowe,
-
uznanie faktur za nieważne,
-
konsekwencje podatkowe związane z brakiem ewidencji sprzedaży.
Dla wielu osób dorabiających „na boku” może to oznaczać spore ryzyko — zarówno finansowe, jak i prawne.
Czy warto założyć firmę zamiast działać nierejestrowanie?
W świetle nowych przepisów pojawia się uzasadnione pytanie: czy nie lepiej zarejestrować działalność gospodarczą, skoro obowiązki wobec fiskusa są i tak coraz bardziej zbliżone?
Mikroprzedsiębiorcy mogą korzystać z:
-
ulgi na start,
-
preferencyjnego ZUS-u,
-
łatwiejszego dostępu do narzędzi i usług (np. księgowości online, kont firmowych),
-
możliwości rozliczania kosztów działalności.
Działalność nierejestrowana traci więc swoją główną zaletę — prostotę. Jeśli do prowadzenia działalności potrzebny będzie NIP, system fakturowania, przestrzeganie limitów i wdrażanie e-faktur — to różnice między nią a działalnością gospodarczą zaczynają się zacierać.
Podsumowanie: cyfryzacja bez wyjątków
Cyfryzacja rozliczeń podatkowych w Polsce nie ominie nawet najmniejszych graczy. Choć do tej pory działalność nierejestrowana była wygodnym rozwiązaniem dla osób dorabiających dorywczo, od 2027 roku stanie się ona znacznie bardziej sformalizowana. Warto już teraz przygotować się do zmian, zdobyć NIP, zapoznać się z KSeF i rozważyć, czy nie bardziej opłaca się działać legalnie jako mikroprzedsiębiorca.