zapowiedział pełne przejście administracji publicznej na obieg elektroniczny do 2028 roku. Jeśli plan się powiedzie, Polacy pożegnają się z fizyczną dokumentacją urzędową, a urzędnicy z koniecznością drukowania każdej decyzji w trzech kopiach.
Co to oznacza dla obywateli?
Największa zmiana dotknie przeciętnego obywatela w najwygodniejszy możliwy sposób – sprawy urzędowe będzie można załatwić całkowicie online. Zamiast stać w kolejce z papierowym podaniem, wystarczy kilka kliknięć w aplikacji lub portalu administracyjnym. Oznacza to, że:
-
Wnioski, zaświadczenia, decyzje i odwołania będą przesyłane elektronicznie,
-
Nie będzie potrzeby wizyt osobistych tylko po to, by "złożyć podpis",
-
Czas oczekiwania na decyzję może się skrócić dzięki automatyzacji obiegu dokumentów,
-
Archiwa staną się cyfrowe, więc łatwiej będzie uzyskać dostęp do starych spraw bez wizyty w urzędzie.
Urząd bez papieru – jak to ma działać?
Podstawą transformacji jest budowa jednolitego systemu dokumentów elektronicznych, który zintegrowany będzie z już znanymi usługami, jak mObywatel, ePUAP czy e-Doręczenia. Wszystko zostanie połączone w jedno środowisko cyfrowe, a dokumenty będą przechowywane w bezpiecznej chmurze państwowej.
To oznacza, że każda gmina, urząd wojewódzki, starostwo czy ministerstwo będzie miało dostęp do wspólnej infrastruktury, eliminując konieczność prowadzenia własnych serwerów i archiwów papierowych.
Dlaczego to takie trudne?
W teorii wszystko brzmi prosto: wdrażamy nowy system, szkolimy urzędników i wyłączamy drukarki. W praktyce jednak oznacza to konieczność:
-
Zmiany procedur administracyjnych, które do tej pory wymagały formy papierowej,
-
Dostosowania prawa – wiele przepisów administracyjnych w Polsce wciąż odwołuje się do fizycznego dokumentu, pieczęci czy podpisu,
-
Przeszkolenia setek tysięcy urzędników, którzy muszą przystosować się do pracy wyłącznie elektronicznej,
-
Migracji milionów akt i decyzji z papierowych archiwów do formy cyfrowej.
To ogromna operacja logistyczna, organizacyjna i technologiczna, porównywalna z cyfryzacją całego systemu podatkowego czy reformą systemu ochrony zdrowia.
Cyfryzacja urzędów a system podatkowy
Dla podatników planowane zmiany mogą mieć wymierne korzyści. Skoro dokumentacja podatkowa – decyzje, pisma, interpretacje – również trafi do obiegu cyfrowego, można spodziewać się:
-
Szybszego rozpatrywania wniosków o ulgi, zwroty i odroczenia,
-
Pełnej integracji z e-Urzędem Skarbowym, który będzie centralnym punktem kontaktu podatnika z fiskusem,
-
Lepszej komunikacji między urzędami a przedsiębiorcami – bez konieczności wysyłania listów poleconych czy osobistego składania dokumentów.
To ważny krok, zwłaszcza dla przedsiębiorców, którzy dziś często muszą prowadzić podwójną dokumentację: papierową na potrzeby urzędów i elektroniczną dla własnych potrzeb księgowych.
Kto zyska, kto straci?
Na cyfryzacji zyska przede wszystkim obywatel i mikroprzedsiębiorca – osoby, które najbardziej odczuwają skutki biurokracji. Znacznie łatwiej będzie uzyskać pozwolenie na budowę, zarejestrować działalność czy odwołać się od decyzji.
Stracą... drukarki, papier i firmy archiwizujące, które dotąd współpracowały z sektorem publicznym. W dłuższej perspektywie jednak nawet urzędy odczują ulgę – mniejsze koszty, szybsza praca i większa przejrzystość.
Czy Polska jest gotowa?
To najważniejsze pytanie. Choć wiele urzędów już korzysta z elektronicznych systemów dokumentów, pełna digitalizacja wymaga jednolitości, której dziś wciąż brakuje. Dodatkowo, problemem są niespójne przepisy i brak standardów w niektórych sektorach, np. ochronie zdrowia czy edukacji.
Jednak trend jest nieunikniony – cyfryzacja staje się fundamentem nowoczesnego państwa. Rząd ma jeszcze trzy lata na dopięcie projektu, który może całkowicie zmienić sposób funkcjonowania administracji w Polsce.
Co dalej?
Rok 2028 zbliża się szybko, a harmonogram cyfryzacji administracji publicznej zapowiada się napięty. Jeśli jednak uda się osiągnąć cel, Polska dołączy do grupy krajów, które skutecznie wyeliminowały zbędną papierologię z życia obywateli.
Dla obywatela oznaczać to będzie mniej frustracji, więcej wygody i realne oszczędności czasu. A dla państwa – sprawniejszy, tańszy i nowocześniejszy aparat administracyjny, który w końcu dorówna cyfrowym standardom XXI wieku.