Wprowadzenie regulacji dotyczących pracy zdalnej zmusiło wielu pracodawców do wprowadzenia elektronicznej ewidencji pracy. Wiąże się to z dodatkowymi obowiązkami zarówno dla pracowników, jak i działów kadrowych. Tej procedury da się jednak uniknąć.
Ewidencja pracy zdalnej
W związku z nowymi regulacjami dotyczącymi pracy zdalnej, w wielu firmach uruchomione zostały elektroniczne ewidencje pracy.
Pracownicy każdorazowo muszą oznaczać w systemie kiedy i ile pracowali z domu, natomiast pracodawcy muszą skrupulatnie przeliczać te dane, aby ustalić, ile należy zapłacić pracownikowi za prąd i internet.
Od 7 kwietnia 2023 roku pracodawcy są bowiem zobowiązany do wypłacania pracownikom zdalnym ryczałtu za zużyty w celach pracy prąd i internet.
Wiąże się to z uciążliwą biurokracją. Pracownicy codziennie muszą wypełniać dodatkową ewidencję pracy, a działy kadrowe dokładnie przeliczać zużycie i należy ekwiwalent.
Dla większych firm jest to dość kosztowne i czasochłonne rozwiązanie.
Jak uniknąć prowadzenia ewidencji pracy zdalnej?
— Firma, która chce uniknąć czasochłonnego ewidencjonowania, może ustalić ryczałt na wyższym poziomie, tak aby na pewno pokrywał on koszty pracy zdalnej w przypadku każdego pracownika wykonującego obowiązki w tym trybie i jednocześnie odprowadzić podatek oraz składki, aby uniknąć zarzutu obchodzenia obciążeń publicznych — wskazuje dr Magdalena Zwolińska, adwokat i partner w kancelarii NGL Legal, w rozmowie z portalem Business Insider.
Okazuje się bowiem, że wyższe kwoty ryczałtu mogą wiązać się z koniecznością opodatkowania tej kwoty.
Jednak z wyliczeń ekspertów wynika, że dla dużych firm, zatrudniających kilkaset osób, jest to rozwiązanie bardziej opłacalne.
Obecnie pracodawcy ustalają ryczałty na poziomie ok. 40-50 zł, co stanowi rzeczywiste zużycie prądu na pracy zdalnej.
Podwyższając tę kwotę do 100 zł, pracownik będzie musiał odprowadzić do tego składki i podatek, ale i tak wyjdzie na plus, ponieważ w kieszeni zostanie mu około 70 zł.
Pracodawca natomiast uniknie konieczności prowadzenia ewidencji pracy zdalnej. Zaoszczędzi więc czas działów kadrowych i finanse.
— Oczywiście teoretycznie omawiane rozwiązanie oznacza większy wydatek dla firm, bo wypłacą pracownikowi co miesiąc np. 100 zł, a nie 50 zł, ale w praktyce jeszcze wyższe mogą być comiesięczne koszty dodatkowej pracy, jaką muszą wykonywać działy kadrowe. - dodaje mec. Zwolińska.
