Coraz więcej osób codziennie pokonuje dziesiątki kilometrów, by dotrzeć do pracy. Mało kto jednak zdaje sobie sprawę, że w niektórych przypadkach pracodawca może zwrócić koszty dojazdów – i to całkiem legalnie. To rozwiązanie nie dotyczy tylko wybranych branż. Sprawdź, kto może na tym skorzystać i jak to działa w praktyce.
Pracodawca nie musi, ale może
Kodeks pracy nie narzuca obowiązku zwrotu kosztów dojazdu. Oznacza to, że pracodawca nie ma formalnego obowiązku pokrywania kosztów paliwa czy biletów. Ale... wielu z nich robi to dobrowolnie, traktując takie działanie jako element polityki pro-pracowniczej lub sposób na zatrzymanie kadry.
Zwrot może przybrać różne formy, np.:
-
ryczałt za przejazdy samochodem (na podstawie kilometrówki),
-
dopłata do biletu miesięcznego,
-
pełny lub częściowy zwrot faktycznych wydatków (np. za bilety, faktury za paliwo).
Co ważne, wysokość zwrotu i sposób rozliczania ustala pracodawca – najczęściej są one opisane w regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę.
Czas dojazdu to nie czas pracy – ale są wyjątki
W większości przypadków czas spędzony na dojazdach nie jest uznawany za czas pracy, dlatego nie podlega wynagrodzeniu. Sytuacja wygląda inaczej, jeśli:
-
dojazd odbywa się między lokalizacjami firmy,
-
pracownik przemieszcza się w ramach obowiązków służbowych (np. w delegacji).
W takich przypadkach czas spędzony w podróży jest częścią czasu pracy i podlega normalnemu rozliczeniu.
300 zł miesięcznie więcej?
Jeśli pracodawca nie zwraca kosztów dojazdu, pracownik może skorzystać z ulgi podatkowej w rocznym rozliczeniu PIT. Dotyczy to osób, które dojeżdżają do pracy z innej miejscowości.
Obowiązujące limity kosztów uzyskania przychodu:
-
300 zł miesięcznie / 3600 zł rocznie – przy jednej umowie o pracę i dojazdach z innej miejscowości,
-
450 zł miesięcznie / 5400 zł rocznie – przy kilku umowach o pracę,
-
250 zł miesięcznie / 3000 zł rocznie – dla pracujących i mieszkających w tej samej miejscowości.
Warunki? Pracownik nie może otrzymywać już zwrotu kosztów od pracodawcy ani dodatku za rozłąkę. Dobrze mieć imienny bilet miesięczny lub inne dowody poniesionych kosztów.
Fundusz Pracy – pomoc dla stażystów i uczestników szkoleń
Osoby, które zostały skierowane przez urząd pracy na:
-
staż,
-
szkolenie,
-
zatrudnienie poza miejscem zamieszkania,
mogą ubiegać się o zwrot kosztów dojazdów z Funduszu Pracy. Warunkiem jest m.in. to, że miesięczne wynagrodzenie nie przekracza 200% minimalnego wynagrodzenia.
Należy złożyć wniosek w odpowiednim powiatowym urzędzie pracy i dołączyć wymagane dokumenty, takie jak:
-
bilety,
-
faktury,
-
listy obecności.
Warto się pospieszyć, ponieważ budżet Funduszu może się wyczerpać i wnioski będą wtedy odrzucane.
Uwaga na podatki! Zwrot kosztów = przychód
Zwrot dojazdów do pracy, choć korzystny, jest traktowany jako przychód ze stosunku pracy. Oznacza to, że podlega:
-
opodatkowaniu PIT,
-
składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Wyjątek stanowią służby mundurowe, dla których zwrot dojazdów jest zwolniony z podatku.
Alternatywy, które wybiera coraz więcej firm
W obliczu rosnących kosztów transportu, wielu pracodawców szuka rozwiązań, które nie wymagają wypłat gotówki, ale realnie wspierają pracownika.
Popularne opcje:
-
praca zdalna lub hybrydowa – eliminacja dojazdów,
-
samochód służbowy – koszty eksploatacji po stronie pracodawcy,
-
transport firmowy – autobusy pracownicze dowożące pracowników do zakładu.
To nie tylko oszczędność, ale też argument rekrutacyjny – zwłaszcza w przypadku osób z mniejszych miejscowości.
Choć Kodeks pracy nie nakłada obowiązku zwrotu kosztów dojazdu, pracodawca może to zrobić z własnej inicjatywy. Dodatkowo istnieją możliwości odzyskania części środków przez system podatkowy lub Fundusz Pracy. W czasach wysokich cen paliwa i biletów warto wiedzieć, że nawet 300 zł miesięcznie może wrócić do Twojej kieszeni, jeśli dojeżdżasz z innej miejscowości. Wystarczy znać zasady i z nich skorzystać.