Nowe rozwiązania w administracji podatkowej wkraczają w życie i dotkną wszystkich, od największych spółek po najmniejsze firmy rodzinne. Nadchodząca zmiana nie tylko uporządkuje system fakturowania, ale wymagać będzie od przedsiębiorców szybkiej adaptacji. Warto już teraz dowiedzieć się, na czym będzie polegać i kiedy zacznie obowiązywać.
Nowy system, nowe obowiązki
Jednym z kluczowych kroków w stronę cyfryzacji jest wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od 2026 roku każda firma będzie zobowiązana do wystawiania faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem centralnej platformy udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Nie będzie to jednak zmiana wdrażana jednocześnie dla wszystkich. Obowiązek zostanie rozłożony w czasie, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa.
Start dla największych już w lutym
Jako pierwsze nowemu systemowi będą musiały sprostać duże przedsiębiorstwa, których roczne przychody ze sprzedaży za 2024 rok przekroczyły 200 milionów złotych. Te firmy przejdą na obowiązkowe e-fakturowanie już 1 lutego 2026 roku. Zaledwie dwa miesiące później, bo od 1 kwietnia 2026, system obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców, którzy nie zostali uznani za cyfrowo wykluczonych.
Mikrofirmy na końcu kolejki
Dla najmniejszych firm przewidziano specjalne warunki. Jeśli przedsiębiorca wystawia faktury o wartości do 450 zł i jego miesięczny obrót nie przekracza 10 tysięcy złotych, będzie mógł dołączyć do systemu dopiero od 1 stycznia 2027 roku. To spore ułatwienie dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, które często działają bez wsparcia biura rachunkowego.
Bez kar i z dostępem do testów
Ministerstwo zapowiada, że do końca 2026 roku nie będą nakładane kary za ewentualne nieprawidłowości związane z fakturowaniem przez KSeF. Dodatkowo, już w czerwcu 2025 roku udostępnione zostaną pierwsze informacje o systemie w wersji 2.0, a od listopada 2025 przedsiębiorcy będą mogli rozpocząć jego testowanie. Dzięki temu zyskają czas na sprawdzenie, jak działa nowe narzędzie, i na przygotowanie się do obowiązku.
Nowoczesne narzędzia i aplikacja w telefonie
W odpowiedzi na potrzeby rynku, rząd zapowiedział również bezpłatną aplikację mobilną, która pozwoli zarządzać e-fakturami z poziomu smartfona. To duże ułatwienie, zwłaszcza dla mniejszych firm, które nie korzystają z dedykowanego oprogramowania księgowego. Dodatkowo, wystawianie e-faktur dla konsumentów będzie całkowicie dobrowolne, co daje firmom większą swobodę w relacjach między firmą a klientem indywidualnym (konsumentem).
Twoje zdanie też się liczy!
Projekt systemu KSeF powstał w dialogu z biznesem i wciąż można mieć na niego wpływ. Konsultacje publiczne trwają do 25 kwietnia 2025 roku, co oznacza, że przedsiębiorcy mają realną szansę na zgłoszenie swoich uwag i sugestii. Ministerstwo zapowiada, że zależy mu na praktycznym i elastycznym podejściu do wdrożenia zmian.
Uwagi i opinie do projektu można zgłaszać pisząc na adres sekretariat.PT@mf.gov.pl
