Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracuje nad projektem nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Głównym celem tego projektu jest jasne określenie zasad dla osób przebywających na zwolnieniach lekarskich. Nowe regulacje mają pozwolić na określone formy aktywności zawodowej oraz precyzyjnie wskazać, jakie działania są dopuszczalne w czasie L4. Planowane zmiany mają obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku.
Czy odbieranie telefonów od szefa na L4 stanie się obowiązkiem?
Planowane zmiany w przepisach dotyczących zwolnień lekarskich budzą liczne pytania, szczególnie w kontekście kontaktu pracownika z pracodawcą. Projekt Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wprowadza nowe wytyczne, które umożliwią sporadyczny kontakt z pracownikiem na L4 w wyjątkowych przypadkach, gdy będzie to absolutnie konieczne. Pracodawca będzie mógł zadzwonić lub poprosić o odpowiedź na e-mail tylko w sytuacjach awaryjnych, aby zapobiec np. dużym stratom finansowym firmy.
Kontakt z pracownikiem – gdzie przebiega granica?
Zmiany nie oznaczają jednak pełnej dostępności pracownika podczas choroby. Podkreślono, że pracownikowi na L4 nadal przysługuje czas na rekonwalescencję. Nowe przepisy pozwalają jedynie na incydentalny kontakt, który nie wymaga stałego odbierania telefonów czy regularnej korespondencji e-mailowej. Granice te mają chronić zdrowie pracowników, a jednocześnie zapewnić pracodawcy możliwość szybkiego rozwiązania problemu w sytuacjach wyjątkowych.
Przykładowe awaryjne sytuacje:
oto przykładowe sytuacje, w których zgodnie z nowymi przepisami pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim może być zobowiązany do odebrania służbowego telefonu lub odpowiedzi na e-mail, jeśli wymaga tego sytuacja nadzwyczajna. Ważne, aby takie kontakty były sporadyczne i uzasadnione wyjątkowymi okolicznościami, które nie wpłyną na stan zdrowia pracownika.
1. Kryzys lub awaria wymagająca natychmiastowej decyzji
- Przykład: W firmie występuje nagły problem techniczny, który wymaga pilnej decyzji pracownika przebywającego na L4, np. kierownika działu IT. W tej sytuacji krótki kontakt może zapobiec poważnym stratom lub awariom.
2. Brak dostępu do kluczowych dokumentów lub danych
- Przykład: Pracownik na L4 posiada dostęp do poufnych danych, niezbędnych do realizacji strategicznego projektu lub kontraktu. Telefon ma na celu wyłącznie umożliwienie dostępu do tych dokumentów, np. przez udzielenie hasła lub przekazanie ich lokalizacji.
3. Pilna sprawa dotycząca rozliczeń lub formalności
- Przykład: W firmie zbliża się termin złożenia ważnych deklaracji podatkowych, a kontakt z pracownikiem z działu księgowości jest niezbędny, aby wyjaśnić konkretne wątpliwości. Takie sytuacje mogą wymagać krótkiej rozmowy, jeśli od tego zależy wywiązanie się firmy z obowiązków prawnych.
4. Nagłe zmiany w realizacji kluczowego projektu
- Przykład: Pracownik, który pełnił kluczową rolę w realizacji projektu, przebywa na L4, ale zaszła konieczność wprowadzenia ważnych zmian lub decyzji co do realizacji działań. Firma potrzebuje krótkiej konsultacji, aby kontynuować prace zgodnie z wyznaczonym terminem.
5. Problemy kadrowe lub organizacyjne, wymagające opinii pracownika
- Przykład: W przypadku reorganizacji w firmie lub nagłych zmian personalnych, może być konieczny szybki kontakt z pracownikiem zarządzającym zespołem. W takich sytuacjach krótki telefon ma na celu uzyskanie informacji, które mogą wpłynąć na sprawne działanie firmy.
6. Zabezpieczenie finansowe w przypadku kontraktów z kluczowymi klientami
- Przykład: Niezbędne jest szybkie przekazanie decyzji dotyczącej kluczowych ustaleń z klientem, aby nie narazić firmy na straty. Pracownik na L4 może zostać poproszony o krótką konsultację, jeśli bez tego klient może wycofać się z umowy.
7. Pilne kwestie związane z ochroną danych osobowych lub bezpieczeństwem
- Przykład: Jeśli firma przetwarza wrażliwe dane klientów, a kontakt z pracownikiem przebywającym na L4 jest konieczny w związku z ewentualnym naruszeniem przepisów RODO, firma może potrzebować krótkiej odpowiedzi, aby zapewnić zgodność z regulacjami.
8. Wprowadzenie zastępcy w zakresie kluczowych obowiązków
- Przykład: Pracownik przebywający na L4 odpowiadał za specyficzne obowiązki i firma potrzebuje uzyskać informacje, aby przekazać zadania innemu pracownikowi na czas nieobecności.
Warto podkreślić, że w każdym z tych przypadków kontakt powinien być jednorazowy i ograniczać się wyłącznie do uzyskania niezbędnych informacji. Przepisy te mają chronić zdrowie pracownika, ale jednocześnie umożliwić firmie działanie w wyjątkowych sytuacjach.
Jak nowe przepisy wpłyną na pracowników?
Zmiana przepisów ma na celu uwzględnienie rzeczywistych potrzeb firm, które w razie wyjątkowych sytuacji wymagają krótkiego kontaktu z pracownikiem. Dzięki tej nowelizacji pracownicy nie będą musieli martwić się o utratę zasiłku chorobowego za okazjonalny kontakt służbowy. To istotne udogodnienie, ponieważ dotychczas przepisy były bardziej restrykcyjne i niejednoznaczne. Teraz pracownicy będą mieć pewność, że sporadyczna korespondencja lub telefon w wyjątkowej sytuacji nie naruszą ich prawa do zasiłku chorobowego.
