Praca zdalna staje się standardem w wielu firmach, a co za tym idzie – coraz więcej osób pracujących z domu ma prawo do zwrotu kosztów poniesionych na energię elektryczną i inne wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych. Czy Twój pracodawca musi dopłacić Ci do rachunków za prąd? Tak, ale tylko pod pewnymi warunkami. W tym artykule dowiesz się, jakie są te warunki oraz co warto wiedzieć o pracy zdalnej w 2024 i 2025 roku.
Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej
7 kwietnia 2023 roku w życie weszły nowe przepisy regulujące pracę zdalną, które zmieniły dotychczasowe podejście do tego trybu pracy. Na mocy ustawy z grudnia 2022 r. wprowadzono zmiany do Kodeksu pracy, które określają, że praca zdalna może być wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika, w tym w jego domu, po wcześniejszym uzgodnieniu z pracodawcą. Przepisy te nakładają również na pracodawców nowe obowiązki związane z finansowaniem pracy zdalnej.
Jakie koszty musi pokryć pracodawca?
Pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Oto kluczowe wydatki, które musi uwzględnić:
- Koszty energii elektrycznej wykorzystywanej do pracy,
- Koszty usług telekomunikacyjnych, takich jak internet,
- Zakup i konserwację narzędzi pracy (np. komputer, drukarka),
- Koszty instalacji i serwisu niezbędnych urządzeń technicznych.
Warunki, które trzeba spełnić, aby otrzymać ekwiwalent za pracę zdalną
Aby pracownik mógł otrzymać ekwiwalent pieniężny za ponoszone koszty pracy zdalnej, musi zostać spełnionych kilka warunków:
- Praca musi być wykonywana zdalnie – oznacza to, że musi istnieć formalne uzgodnienie między pracownikiem a pracodawcą, że praca odbywa się w miejscu innym niż siedziba firmy.
- Zużywane urządzenia muszą być związane z obowiązkami służbowymi – pracownik korzystający z prywatnych urządzeń do pracy (np. laptopa) musi zapewnić, że spełniają one standardy bezpieczeństwa i są zgodne z wymaganiami pracodawcy.
- Wysokość ekwiwalentu musi być ustalona na podstawie realnych kosztów – ekwiwalent za prąd czy internet powinien odzwierciedlać rzeczywiste zużycie wynikające z wykonywania pracy, a jego wysokość może być negocjowana.
Jak ustalić wysokość ekwiwalentu?
Nie istnieje stała kwota ekwiwalentu za pracę zdalną, dlatego każdy pracodawca i pracownik muszą indywidualnie ustalić wysokość zwrotu. Przy ustalaniu ekwiwalentu należy wziąć pod uwagę:
- Normy zużycia energii elektrycznej przez urządzenia wykorzystywane do pracy,
- Aktualne ceny rynkowe materiałów i sprzętu,
- Koszty usług telekomunikacyjnych (np. dostępu do internetu),
- Ilość materiałów użytych do wykonywania zadań służbowych.
Warto zaznaczyć, że ekwiwalent może ulec zmianie w trakcie zatrudnienia, np. gdy rosną koszty energii.
Kto ma prawo do pracy zdalnej?
Nie każdy pracownik ma zagwarantowaną możliwość pracy zdalnej, jednak pewne grupy mają uprzywilejowane prawo do tego trybu pracy. Do tych grup należą:
- Kobiety w ciąży,
- Rodzice dzieci do 4. roku życia,
- Osoby opiekujące się członkami rodziny z orzeczeniem o niepełnosprawności.
W tych przypadkach pracodawca musi przychylić się do wniosku o pracę zdalną. Dodatkowo, pracodawca ma obowiązek zapewnić narzędzia pracy oraz pokryć koszty związane z ich utrzymaniem i eksploatacją.
Praca zdalna okazjonalna – kto może z niej skorzystać?
Praca zdalna może być wykonywana także okazjonalnie, na wniosek pracownika. Zgodnie z przepisami, pracownik może korzystać z tej formy pracy przez maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. Co ważne, pracodawca nie jest zobowiązany do akceptacji wniosku o okazjonalną pracę zdalną i może go odrzucić bez podania przyczyny.
Istnieje możliwość, że limit dni pracy zdalnej okazjonalnej zostanie zwiększony. Główny Inspektor Pracy, Marcin Stanecki, wspomniał w lipcu 2023 roku, że dobrym rozwiązaniem byłoby podniesienie tego limitu do 36 dni rocznie, co mogłoby ułatwić życie wielu pracownikom.
Podsumowanie – jakie są korzyści z nowych przepisów?
Dzięki nowym przepisom, pracownicy wykonujący pracę zdalną mogą liczyć na zwrot kosztów ponoszonych na energię elektryczną i usługi telekomunikacyjne. Aby skorzystać z tego prawa, konieczne jest jednak spełnienie określonych warunków, takich jak formalne uzgodnienie pracy zdalnej oraz ustalenie ekwiwalentu na podstawie realnych kosztów.
Pracodawcy w 2024 i 2025 roku muszą być świadomi swoich obowiązków wobec pracowników zdalnych i odpowiednio dostosować system zwrotu kosztów, aby zapewnić pracownikom komfortowe warunki pracy.
Źródła:
- Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 240)
- Wypowiedzi Głównego Inspektora Pracy z lipca 2023
