Krajowy System e-Faktur (KSeF) na razie jest rozwiązaniem dla chętnych, ale już niedługo stanie się obowiązkowe dla przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów tłumaczy, jakie niesie to za sobą korzyści.
Krajowy System e-Faktur
KSeF, czyli ogólnopolski system teleinformatyczny, który służyć ma do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych (inaczej e-Faktura), uruchomiono w 2022 roku.
Platforma utrzymywana jest całą dobę przez Centrum Informatyki Resortu Finansów. Obecnie przedsiębiorcy mogą korzystać z tego systemu dobrowolnie. Jednocześnie wciąż dopuszczalne jest korzystanie z innych systemów rozliczania lub wystawianie faktury w formie papierowej.
Obowiązkowy KSeF
Ministerstwo Finansów poinformowało jednak, że już w przyszłym roku ma się to zmienić, a od 1 stycznia 2024 roku korzystanie z KSeF stanie się obligatoryjne. Wówczas prowadzący firmy będą zobowiązani do wystawiania i odbierania ustrukturyzowanych e-faktur tylko za pośrednictwem tego systemu. Dokumenty wystawione w inny sposób będą nieważne.
Warto dodać, że Polska będzie czwartym (po Włoszech, Hiszpanii i Portugalii) krajem w UE, który wdroży to rozwiązanie.
Korzyści płynące ze zmian
Faktury tworzone zgodnie z założeniami KSeF są zapisywane w formacie XML. W przeciwieństwie do faktur typu PDF zawarte w nich dane mają format cyfrowy, co umożliwia ich odczytanie przez system IT. Dodatkowo wprowadzenie standaryzowanych faktur ma zagwarantować szybsze dokumentowanie transakcji oraz przyspieszenie realizacji płatności.
W ten sposób polski system podatkowy zostanie uszczelniony, a dostęp do wszystkich faktur będzie możliwy od razu po ich wystawieniu. Natomiast, jak podaje Ministerstwa Finansów, przedsiębiorcy mogą liczyć na następujące korzyści:
- szybszy zwrot VAT — termin skróci się o 20 dni, z 60 do 40,
- prostsze korygowanie faktur,
- brak konieczności samodzielnego archiwizowania faktur (będą w bazie przez 10 lat),
- długotrwałe pozostawienie faktur w systemie (na wypadek ich zagubienia) — będą w bazie przez 10 lat,
- zdjęcie obowiązku raportowania plików JPK_FA.
Jak korzystać z KSeF?
Do korzystania z platformy już teraz zachęcał Mariusz Gojny, zastępca Szefa Krajowej Administracji Skarbowej:
„Aby ułatwić powszechne fakturowanie w KSeF już teraz udostępniliśmy przedsiębiorcom darmową Aplikację Podatnika KSeF, która posiada funkcjonalności pozwalające na zarządzanie procesem fakturowania w każdym przedsiębiorstwie. Niedawno zintegrowaliśmy też aplikację e-mikrofirma z KSeF. To bardzo ważna aktualizacja dla mikroprzedsiębiorców”.
W najbliższym czasie przedsiębiorcy zyskają również dostęp do aplikacji mobilnej KSeF. Pozwoli to wystawiać i odbierać faktury w dowolnym miejscu. Będzie to spore ułatwienie zwłaszcza dla tych, którzy działają w terenie.
Poza darmowymi narzędziami Ministerstwa Finansów prowadzący firmy mogą też korzystać z komercyjnych oprogramowań finansowo-księgowych, które zostały zintegrowane z KSeF.
